Cómo tener un equipo de abastecimiento extraordinario

El objetivo principal en el interior de un equipo de abastecimiento consiste principalmente en lograr que los materiales y servicios lleguen a tiempo en la obra, respetando el presupuesto establecido, esto, en esencia, se considera como un “buen trabajo". Bajo esta premisa la mayoría de las empresas de construcción  consideran las compras un área con tareas simples, rutinarias y poco estratégicas.

 ¡No pueden estar más equivocados! 

Los equipos de abastecimiento y logística están de forma activa y primordial en toda la cadena de valor de la organización, desde la búsqueda y negociación de las materias primas, hasta las entregas del cliente final; incluso pasando por el área de  producción. Es por esta razón, que esta área impacta significativamente en los resultados financieros, de calidad y satisfacción del cliente. El reto que tienen los equipos de abastecimiento es la de hacerse notar, ser imprescindibles y en especial, ser estratégicos dentro de la organización. Para esto no basta con hacer un buen trabajo, sino que hay que ser extraordinarios

En internet hay mucha información que se puede encontrar sobre eficiencia en la cadena de abastecimiento, sobre técnicas de negociación y  hasta estrategias de optimización de costos, pero hoy vamos a hablar de un término, poco conocido para los externos de las áreas de abastecimiento y que va a servir útil  para argumentar con los equipos técnicos y comerciales porque te estas yendo por un proveedor con unos precios aparentemente más altos que los otros. Incluso este concepto puede servirte para las inversiones de la vida personal y familiar.

El TCO -por sus siglas en inglés- significa Costo total de apropiamiento o Total cost of ownership. Este concepto, en pocas palabras es el valor que debes pagar por un bien o servicio incluyendo todos los costos ocultos, desde la negociación, hasta la operación y mantenimiento. Con este concepto se puede ir tan profundo como se quiera, el reto es poder desglosar todo los ítems que se le podrían cargar a esta contratación o compra, por lo tanto, la recomendación es definir cuáles son estos conceptos más representativos por cada uno de las categorías.

Personalmente me he dedicado a hacer negociaciones de suministros, tanto nacionales como internacionales y he podido identificar cuales son esos costos ocultos que pueden cambiar la decisión por el proveedor.

Los costos que usualmente se revisan en una compra nacional son:

1. Precio
2. Transporte
3. Anticipo
4. Forma de pago

    Ahora bien, los costos ocultos deben tenerse en cuenta desde el área de abastecimiento y que se deben de levantar de tal manera que sea entendible y sostenible para el resto de la organización, ya que hay varios costos que pueden ser subjetivos o cualitativos y estos se deben concertar y aprobar.

• Costos financieros: Es el costo que que tiene el dinero en el tiempo, se puede explicar como un costo de oportunidad, es decir, por la inversión que estás haciendo dejas de hacer otras. Este costo se evalúa trayendo el costo del producto a valor presente neto, descontado a la tasa de retorno meta de la organización.
• Descargas: Esto hace referencia al responsable de descargar los insumos y servicios en obra. Eso generalmente se le atribuye al vendedor, pero en la  gran mayoría de los casos este rubro lo realiza el comprador, repercutiendo en la estimación de los costos. 
• Almacenamiento: Si bien, es posible que el comprador tenga espacio para almacenarlo; se tiene que tener en cuenta el tiempo que el insumo permanecerá en el almacén, esto para estimar los costos de inventario, medidos principalmente con la rotación en días lo cual impacta directamente el costo de capital de trabajo y a su vez impacta la valoración del proyecto.
• Transportes internos: Estos son los movimientos que se hacen de los materiales por falta de planeación, más que calcularlos, se debe planear.
• Calidad: Hay que medir el número de usos o el ciclo de vida del producto, para evitar recompras. Es posible que el producto más caro, tenga un rendimiento mucho mayor al más barato.

• Certificaciones: Este ítem es de los más importantes a la hora de querer cumplir normativas, evitar demandas o clasificar a premios, por ejemplo, los de sostenibilidad.
• Servicio post venta: El acompañamiento del proveedor luego de cerrar la venta es un punto crítico a tomar en cuenta. Como por ejemplo las garantías, asistencia en la instalación o revisión y capacitación del personal.

Empieza a aplicar este concepto en tu equipo de trabajo, para convertir tu equipo de abastecimiento a ser extraordinario.